KERAJAAN NEGERI SABAH

 

 

 

 

 

 

 

MANUAL PENGGUNA

 

 

SISTEM E-PAY A3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                - 2003 -                                    

 

 

Versi 1.2

 
 

 


 



BAHAGIAN 4       :       PANDUAN MENYELENGGARA MODUL JABATAN

 

 

4.1    PROSES MEMASUKKAN KOD PENGGUNA DAN KATA LALUAN

 

       Pengguna boleh mencapai laman web Sistem E-Pay-A3 dengan URL :  

                    http://paya3.jpkn.sabah.gov.my/paya3/

 

Rajah 4.0   Laman Utama Sistem E-Pay A3

 

 

 

Bagi memasuki Modul Jabatan, pengguna boleh mengklik nama jabatan yang berkenaan untuk dibawa ke laman memasukkan kata laluan

Di dalam laman ini, pengguna mempunyai 3 pilihan aktiviti:

4.1.1        Mencapai Sistem E-Pay A3

Untuk mencapai sistem, pengguna wajib mengisi ruang teks untuk ‘Nama’ dan ‘Kata Laluan’. Senarai nama pengguna yang telah diberi kuasa oleh sistem (“authorised user”) akan dipaparkan melalui senarai dalam “combo box”.  

 

Pengguna perlu memilih nama dan mengisi kata laluan berdasarkan kata laluan Sistem Maklumat Sumber Maklumat (SM2).

 

Rajah 4.1  Laman Memasukkan Kata Laluan

 

 

 

Butang ‘Hantar’ perlu diklik agar sistem boleh memproses maklumat:

i.

Pengguna yang memberikan kata laluan yang betul akan mempunyai kebenaran untuk membuat capaian ke Modul Jabatan.

 

ii.

Bagi kata laluan yang salah, pengguna akan diberi mesej amaran dan menyebabkan kegagalan  mencapai sistem.

4.1.2        Memohon Mendapatkan Kata Laluan

Bagi pengguna (“authorised user”) yang terlupa kata laluan untuk mencapai sistem, beliau boleh mengklik pautan ‘beritahu’ dalam pernyataan “Sila beritahu kata laluan saya”.

 

Sistem akan memaparkan satu “combo box” yang mempunyai senarai nama kakitangan jabatan tersebut. Pengguna hanya perlu mengklik nama beliau. Sistem akan membawa pengguna ke satu laman yang menyenaraikan :

i.

Nama kakitangan yang memohon

ii.

Alamat e-mel – untuk kemudahan penghantaran kata laluan.

 

Pengguna perlu mengklik butang ‘Beritahu Saya’ untuk penghantaran kata laluan. Kata laluan akan dihantar kepada pemohon melalui alamat e-mel tersebut.

 

4.1.3        Kembali Ke Laman Utama

Pengguna boleh kembali ke laman utama Sistem E-Pay A3 dengan mengklik pautan ‘Skrin Sebelumnya’ ini.

Rajah 4.2  Laman Memohon  Kata Laluan

 

 

 

 

4.2  PANDUAN KEPADA PENGGUNA

4.2.1     Kemudahan Am Sistem E-Pay A3

i.

Pengguna boleh kembali ke laman utama Sistem E-Pay A3 walau berada di mana – mana laman dengan mengklik pautan ‘Home’ pada penjuru bawah kiri laman Sistem E-Pay A3.

 

ii.

Semua ruang yang wajib diisi akan memberikan mesej amaran/ peringatan apabila pengguna tidak mengisikannya.

 

iii.

Sistem akan merekod nama pengguna yang mengemaskini rekod untuk memudahkan pengesanan perubahan yang dibuat.

 

4.2.2        Kemudahan Modul Jabatan

i.

Sistem akan memuat turun profil asas kakitangan kerajaan Negeri Sabah dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) , iaitu;

i.                       Nama kakitangan

ii.                      Nombor Pekerja

iii.                    Jawatan Sistem Saraan Baru (SSB) / Sistem Saraan Malaysia (SSM)

iv.                    Peringkat

v.                     Tangga

vi.                    Nama Jabatan / Kementerian

 

ii.

Sistem juga akan membuat pengiraan gaji asas berdasarkan Jawatan Hakiki Sistem Saraan Baru (SSB) / Sistem Saraan Malaysia (SSM), Peringkat dan Tangga yang didapati dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2):

 

Pengiraan Elaun Tetap

i.                       Gaji Pokok                                                    (Kod: 011)

ii.                      Imbuhan Tetap Perumahan                             (Kod: 471)

iii.                    Imbuhan Tetap Khidmat Awam                      (Kod: 481)

iv.                    Imbuhan Tetap Keraian                                  (Kod: 511)

v.                     Bayaran Intensif Wilayah                                (Kod: 141)

vi.                    Caruman KWSP oleh Majikan                       (Kod: 251)

 

Pengiraan Deduksi / Penolakan Tetap

i.                       Caruman KWSP oleh Pekerja                         (Kod: 800)

ii.                      Cukai Pendapatan                                           (Kod: 810)

 

iii.

Pengguna yang menyemak Borang – Borang E-Pay A3 boleh membuat teguran secara “on-line” di dalam Sistem E-Pay A3 jika terdapat kesilapan di dalam borang tersebut.

Borang yang mempunyai teguran akan tersenarai di dalam laman ‘Teguran Dalam Jabatan’ untuk  pembetulan sebelum disemak semula.

 

 

iv.

Sistem tidak akan memanjangkan  Borang – Borang E-Pay A3 yang terlewat untuk bulan tersebut (berdasarkan tarikh tutup penghantaran) ke Modul Bahagian Kawalan Gaji.

                                                                      

4.3  AKTIVITI – AKTIVITI UTAMA DALAM MODUL JABATAN

 

Rajah 4.3  Laman Utama Modul Jabatan

 
 

 


4.3.1        Kemasukan Data

Pautan ini adalah untuk mengisi Borang E-Pay A3 untuk pengemaskinian butir – butir gaji kakitangan. Borang ini dibahagikan kepada tiga bahagian; iaitu

a.       Bahagian A

b.      Bahagian B

c.       Penukaran Pusat Bayaran

            Pengguna boleh mengklik pada “icon” atau pautan yang berkenaan untuk proses selanjutnya.

 

4.3.1.1        Profil Kakitangan

Maklumat dalam segmen ini dimuat turun dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) bagi memudahkan pengambilan  profil asas kakitangan kerajaan iaitu;

i.                       Nama kakitangan

ii.                     Nombor Pekerja

iii.                    Jawatan (SSB / SSM)

iv.                   Peringkat

v.                     Tangga

vi.                   Nama Jabatan / Kementerian

 

Rajah 4.4  Laman Utama Kemasukan Data

 
 

 

 


            Pengguna yang mengklik salah satu “icon” atau pautan yang terpapar akan dibawa ke satu laman yang menyenaraikan nama kakitangan jabatan tersebut di dalam satu “combo box”. Senarai nama kakitangan ini dimuat turun dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2).

           

            Pengguna boleh memilih nama kakitangan jabatan yang ingin dikemaskini dengan mengklik di atas nama kakitangan tersebut.

 

Rajah 4.5  Laman Kemasukan Data – Pemilihan Nama Kakitangan

 

 

 

Borang E-Pay A3 akan memaparkan satu halaman yang boleh dibahagikan kepada dua segmen; iaitu:

i.                     Profil Kakitangan; dan

ii.                   Bahagian A  atau Bahagian B atau Penukaran Pusat Bayaran

 

 

Rajah 4.6  Laman Kemasukan Data – Profil Kakitangan

 
 

 

 

 


Pusat Bayaran ditentukan berdasarkan lokasi kakitangan bekerja dan wajib diisikan pada setiap kali pengemaskinian gaji. Jika pengguna gagal mengisi ruangan ini, sistem akan mengeluarkan mesej peringatan untuk mengisi.

 

Pengguna perlu memilih daripada senarai lokasi pusat – pusat bayaran di dalam “combo box” yang disediakan.  

 

Rajah 4.7  Laman Kemasukan Data – Bahagian A
 
 

 


4.3.1.2

Bahagian A

Arahan Mengisi Bahagian A

i.           Butang “Pengiraan Gaji” : Apabila butang ini diklik, sistem akan membuat pengiraan gaji asas berdasarkan jawatan hakiki, peringkat dan tangga yang didapati dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2).

 

Segmen – segmen yang terlibat apabila butang ini diklik ialah:

i.               Ruang ‘P’                                

ii.             Jenis Elaun / Potongan

iii.            Ruang ‘V’

iv.           Ruang ‘Dari’ dan ‘Hingga’

v.             Amaun Biasa

 

ii.          Bulan Pergerakan Gaji: Sistem akan mendapatkan bulan pergerakan gaji  berdasarkan data – data yang dimuat turun dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2). Bulan – bulan pergerakan gaji: Januari, April, Julai, Oktober.

 

iii.        Jenis Pengemaskinian : Pengguna boleh membuat pilihan jenis pengemaskinian yang ingin dibuat dengan memilih salah satu jenis pengemaskinian dari senarai di dalam “combo box”.

 

Pengguna wajib mengisi ruangan ini dan jika pengguna gagal mengisi ruangan ini, sistem akan memaparkan mesej peringatan untuk mengisi.

 

iv.        Jika Bertukar, Pusat Bayaran (Lama) : Pengguna wajib mengisi ruangan ini jika membuat pilihan “Bertukar dari Pusat Bayaran (Lama)”.

 

v.         Ruang ‘P’ : Ruang ini menunjukkan keadaan urusniaga tiap – tiap gaji, elaun dan potongan. Pengguna boleh memilih  salah satu urusniaga dari senarai di dalam “combo box”.

 

Jenis Transaksi

Keterangan

Penghapusan

Memberhentikan / menghapuskan elaun / potongan    berkenaan

Baru

Bagi transaksi baru, jenis elaun / potongan

Ganti

Menggantikan transaksi sedia ada di dalam Sistem Gaji.

 

vi.        Jenis Elaun / Potongan : Pengguna perlu memilih jenis elaun / potongan dari senarai di dalam “combo box”.

Sistem akan mengisi ruangan ini berdasarkan data yang dimuatturun dari Sistem  Maklumat Sumber Manusia (SM2) apabila butang Pengiraan Gaji’ diklik.

 

vii.      Ruang ‘V’ : Ruang ini mewakili jenis bulan bagi tiap – tiap gaji, elaun dan potongan. Pengguna boleh memilih salah satu jenis bulan dari senarai  di dalam “combo box”.

 

Jenis Bulan

Keterangan

Biasa

Amaun pada setiap bulan yang  tetap / tidak berubah

Pertama

Amaun pada bulan pertama

Akhir

Amaun pada bulan terakhir

 

 

Nota:

Panduan Am bagi pengguna

V

Amaun Biasa

Amaun Luar Biasa

Biasa

(isi amaun biasa)

(ditinggalkan kosong)

Pertama

(isi amaun biasa)

(isi amaun luar biasa bagi bulan pertama)

Akhir

(isi amaun biasa)

(isi amaun luar biasa iaitu bagi bulan akhir)

 

 

viii.     Ruang ‘Dari’ dan ‘Hingga’ : Pengguna perlu memilih bulan dan tahun yang berkenaan dari senarai di dalam “combo box”. Ruang – ruang ‘Dari’ dan ‘Hingga’ ini menunjukkan tempoh (bulan-bulan) suatu elaun / potongan itu hendak dibayar.

 

 

 

 

Definisi

Dari

bulan pertama urusniaga berkenaan hendak dilakukan

(iaitu bulan semasa atau bulan yang akan datang)

Hingga

bulan terakhir urusniaga itu hendak dilakukan. Jika berterusan atau tidak dapat ditetapkan, biarkan kosong atau diisi dengan ‘Dis 2099’.

 

Sistem akan mengisi ruang ‘Dari’ – ‘Hingga’ berdasarkan data yang dimuat turun dari Sistem  Maklumat Sumber Manusia (SM2) apabila butang ‘Pengiraan Gaji’ diklik.

 

ix.  Amaun Biasa : ‘Amaun Biasa’ adalah amaun yang sama tiap – tiap bulan. Pengguna perlu mengisi ruangan ini bagi semua jenis elaun / potongan.

Sistem akan menyediakan ‘Amaun Biasa’ yang hendak dibayar bagi bulan yang dinyatakan di ruang – ruang ‘Dari’ – ‘ Hingga’ untuk setiap jenis elaun / potongan melalui data yang dimuat turun dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) apabila butang ‘Pengiraan Gaji’ diklik.

 

ix.        Amaun Luar Biasa : ‘Amaun Luar Biasa’ adalah amaun yang berbeza dengan amaun setiap bulan yang tetap. Pengguna mengisi ruangan ini bagi jenis bulan Pertama’ atau ‘Akhir’

 

x.         Ruang ‘No. Rujukan’ :  Pengguna perlu mengisi Nombor Rujukan  (seperti Nombor Akaun/Ahli/Polisi) bagi tiap – tiap potongan, kecuali KWSP dan Cukai Pendapatan.

 

 

Bagi Nombor Rujukan melebihi 20 aksara (“characters”), pengguna perlu mengabaikan aksara – aksara yang tidak penting seperti ‘ – ‘ dan ‘/ ’.

 Nota :

                Aksara adalah sebarang nombor, abjad atau simbol.

Contoh : SB/G 7899 – 56 mempunyai 11 aksara.

 

xi.        Butang “Kemaskini” : Selepas melengkapkan Borang E-Pay A3 Bahagian A, pengguna perlu mengklik butang ini untuk mengemaskini rekod.

 

4.3.1.3

Bahagian B

Pengguna mempunyai 7 pilihan di bahagian ini, berikut adalah penerangan bagi pilihan – pilihan berikut. Pengguna hanya perlu memilih “radio button” yang berkenaan :

i.           Bersara

 Gaji akan diberhentikan serta merta dan untuk selama- lamanya.

 

ii.          Berhenti

 Gaji akan diberhentikan serta merta dan untuk selama-lamanya.

 

iii.        Dipecat

 Gaji akan diberhentikan serta merta dan untuk selama-lamanya.

 

iv.        Meninggal Dunia :

Gaji akan diberhentikan serta merta dan untuk selama-lamanya.

 

v.         Gaji Diberhentikan :

Diberhentikan buat sementara waktu seperti cuti belajar tanpa gaji, tindakan tatatertib dsb.

vi.        Gaji Dipulihkan :

Dibayar semula setelah diberhentikan atas sebab (b) di atas.

 

vii.      Ditukarkan :

Ditukarkan ke pusat lain atau ke Pejabat/Jabatan/Agensi lain.

 

Butang ‘Kemaskini’ : Butang ini perlu diklik setelah pengguna mengisi Borang E-Pay A3 Bahagian B.

 

Rajah 4.8  Laman Kemasukan Data – Bahagian B

 

 

 

 

4.3.2        Teguran Dalam Jabatan

Pautan ini akan menyenaraikan nama – nama kakitangan dan bahagian borang yang diisi yang mempunyai kesilapan data atau data tidak konsisten dengan dokumen – dokumen yang disertakan dan telah dikesan oleh penyemak di Bahagian Akaun jabatan tersebut.

Pengguna boleh melihat Borang E-Pay A3 berkenaan dengan mengklik pautan di nama  kakitangan.

 

Laman yang akan tertera ialah ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Teguran)’. Teguran yang dibuat akan terpapar di laman tersebut dan ini memudahkan pengguna menyemak kesilapan.

 

Rajah 4.9

Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Teguran) -  Bahagian A

 
 

 

 

 

 


Untuk membuat pembetulan, pengguna boleh mengklik ‘Ubah Rekod’. Ini akan membawa ke laman yang lain; ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Perubahan)’. Pembetulan dilakukan di sini.

Pembetulan yang boleh dilakukan termasuklah mengubah data – data yang tersilap dan menambah rekod yang belum dimasukkan atau tertinggal (untuk pengemaskinian pada bulan tersebut) di bawah baris rekod yang sedia ada. Apabila selesai, pengguna perlu mengklik butang ‘Kemaskini’ untuk mengemaskini rekod.

 

Rajah 4.10

Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Perubahan) – Bahagian A

 
 

 

 

 


Jika pengguna ingin menambahkan rekod baru bagi kakitangan tersebut atau mengubah sepenuhnya rekod kakitangan tersebut, pengguna boleh mengklik ‘Rekod Baru’. Fungsi pautan ini ialah untuk mengguna-semula rekod kakitangan berkenaan pada bulan pengemaskinian tertentu kepada bulan pengemaskinian yang berikutnya.

 

Ini akan membawa ke laman yang lain; ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Baru)’.

Apabila selesai, pengguna perlu mengklik butang Kemaskiniuntuk mengemaskini rekod.

 

Rajah 4.11

Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji

(Baru) – Bahagian A

 

 

 

 

 

Nota:

Pengguna juga boleh menghapuskan rekod, jika perlu, dengan memadamkan semua nilai di ruang teks ‘Amaun Biasa’ dan ‘Amaun Luar Biasa’.

 

 

4.3.3        Teguran Dari Bahagian Kawalan Gaji

            Pautan ini akan menyenaraikan nama – nama kakitangan dan bahagian borang yang diisi di mana Borang E-Pay A3 tersebut mempunyai kesilapan data atau data tidak konsisten dengan dokumen – dokumen yang disertakan dan dikesan oleh Approver I atau Approver II di Bahagian Kawalan Gaji.

 

Pengguna boleh melihat Borang E-Pay A3 berkenaan dengan mengklik pautan pada nama  kakitangan.

 

Laman yang akan tertera ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Teguran)’. Teguran yang dibuat akan terpapar di laman tersebut dan ini memudahkan pengguna menyemak kesilapan. Pengguna mempunyai dua pilihan tindakan iaitu mengubah rekod sedia ada dan membuat rekod baru untuk kakitangan tersebut.

 

Rajah 4.12

Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji

(Teguran) – Bahagian A

 

 

 

 

 

 

 

Untuk membuat perubahan, pengguna boleh mengklik ‘Ubah Rekod’. Ini

akan membawa ke laman yang lain; ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Perubahan)’. Pembetulan dilakukan di sini.

 

Pembetulan yang boleh dilakukan termasuklah mengubah data – data yang tersilap dan menambah rekod yang belum dimasukkan atau tertinggal (untuk pengemaskinian pada bulan tersebut) di bawah baris rekod yang sedia ada. Apabila selesai, pengguna perlu mengklik butang ‘Kemaskini’ untuk mengemaskini rekod. Apabila selesai, pengguna perlu mengklik butang Kemaskini untuk mengemaskini rekod.

 

 

Rajah 4.13

Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Perubahan) – Bahagian A

 
 

 

 

 


Jika pengguna ingin menambahkan rekod baru bagi kakitangan tersebut atau mengubah sepenuhnya rekod kakitangan tersebut, pengguna boleh mengklik ‘Rekod Baru’. Fungsi pautan ini ialah untuk mengguna-semula rekod kakitangan berkenaan pada bulan pengemaskinian tertentu kepada bulan pengemaskinian yang berikutnya. Ini akan membawa ke laman yang lain; ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji (Baru)’. Penambahan rekod dilakukan di sini.

 

Apabila selesai, pengguna perlu mengklik butang Kemaskiniuntuk mengemaskini  rekod.

 

 

Rajah 4.14

Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji

(Baru) – Bahagian A

 

 

 

 

 

 

 

Nota:         

Pengguna juga boleh menghapuskan rekod, jika perlu, dengan memadamkan semua nilai di ruang teks ‘Amaun Biasa’ dan ‘Amaun Luar Biasa’.

 

 

4.3.4        Verifikasi Jabatan

Pautan ini akan memaparkan butir – butir seperti berikut:

 

Butiran

 

i.        

Nombor  Pekerja

 

Pengguna boleh mengklik pautan pada nombor pekerja untuk menyemak data – data di dalam Borang E-Pay A3 bagi tujuan verifikasi.

 

ii.       

Nama Pekerja

 

Nama kakitangan berkenaan berdasarkan nombor pekerja.

 

iii.     

Bahagian

Bahagian A, Bahagian B atau Penukaran Pusat Bayaran bagi  Borang E-Pay A3.

 

iv.     

Tarikh Disediakan

 

-   Tarikh Borang E-Pay A3 untuk kakitangan tersebut diisi dan disediakan oleh kerani akaun, atau;

-   Tarikh pembetulan dibuat pada Borang E-Pay A3   tersebut.

 

Apabila pengguna mengklik pautan pada nombor pekerja tersebut, laman yang akan tertera ialah ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir –  Butir Gaji  Bahagian A’ atau  ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir –   Butir Gaji Bahagian B’  atau  ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir –   Butir Gaji Penukaran Pusat Bayaran’.

 

Pengguna akan mempunyai tiga pilihan tindakan iaitu :

i.                     Pengesahan Rekod

ii.                   Membuat Teguran

iii.                  Kembali Semula Ke Muka Sebelumnya

 

 

Rajah 4.15 Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini
Butir –  Butir Gaji ( Bahagian A)
 

 

 

 

 

4.3.4.1

Pengesahan Rekod

Jika Borang E-Pay A3 yang disemak tidak mempunyai sebarang kesilapan, pengguna bolehlah mengklik butang ‘Disahkan Benar’.

Sistem akan mengesahkan tindakan ini dengan memaparkan laman ‘Pengesahan’. Pengguna boleh keluar dari laman tersebut dengan mengklik ‘Kembali ke Senarai’

 

4.3.4.2

Membuat Teguran

Jika Borang E-Pay A3 yang disemak mempunyai sebarang kesilapan atau tidak konsisten dengan data  di dalam dokumen – dokumen yang disertakan, pengguna boleh mengklik pautan ‘Buat Teguran’.

 

Ini akan membawa pengguna ke laman ‘Teguran’ di mana pengguna boleh membuat sebarang komen berkenaan kesilapan yang berlaku.

 

Teguran perlulah kurang daripada 1000 aksara termasuk ruangan kosong. Sistem juga akan merakam tarikh dan masa komen dibuat di dalam komen tersebut. Oleh yang demikian, pengguna dinasihatkan menulis teguran yang ringkas dan padat.

 

Semua teguran – teguran yang dibuat akan disenaraikan sebagai rujukan. Pengguna boleh membuat pembetulan berdasarkan teguran yang dibuat dan mengklik butang ‘Hantar’ selepas selesai  membuat teguran.

 

 

Rajah 4.16 Laman Teguran Dalam Jabatan
 
 

 

 

 


Sistem akan memaparkan Borang E-Pay A3 berserta teguran yang dibuat bagi rujukan pengguna. Mengklik ‘Kembali ke Senarai’ akan membawa pengguna ke laman ‘Verifikasi Jabatan’.

 

Nota:

       Borang yang telah dibuat teguran akan tersenarai di laman    di bawah pautan; ‘Teguran Dalam Jabatan’.

 

Butang ‘Reset’ – Pengguna boleh mengklik butang ini jika ingin memadamkan teguran yang dibuat untuk isian semula.

 

 

4.3.4.3

Pautan ‘Kembali Ke Senarai’

Pautan ini diklik jika pengguna ingin kembali ke senarai verifikasi oleh jabatan.

4.3.5        E-Mel Kepada “Authoriser”

Pautan ini adalah untuk memaklumkan kepada Authoriser Jabatan yang menyokong penghantaran borang – borang ke Bahagian Kawalan Gaji bahawa terdapat Borang – Borang E-Pay A3 yang perlu disahkan sebelum dihantar ke Bahagian Kawalan Gaji.

 

Pengguna perlu memilih nama Authoriser melalui “combo box”. Kemudian, butang Hantar Mel >> Ketua Jabatan/Akauntan’ diklik untuk menghantar e-mel makluman.

 

Rajah 4.17 Laman E-Mel Kepada “Authoriser”
 

 

 

 

4.3.6        Pengesahan “Authoriser”

Pautan ini akan memaparkan butir – butir seperti berikut:

Butiran

 

i.           Nama Pekerja

 

Pengguna boleh mengklik pautan pada Nama Pekerja untuk menyemak data – data di dalam Borang E-Pay A3 bagi tujuan verifikasi.

 

ii.          Bahagian

Bahagian A, Bahagian B atau Pertukaran Pusat Bayaran bagi  Borang E-Pay A3

 

iii.        Tarikh Diverifikasi

 

Tarikh Borang E-Pay A3   tersebut diverifikasikan.

 

Apabila pengguna mengklik pautan pada nombor pekerja tersebut, laman yang akan tertera ialah ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir –  Butir Gaji  Bahagian A’ atau  ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir –   Butir Gaji Bahagian B’  atau  ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir –   Butir Gaji Penukaran Pusat Bayaran’.

 

Rajah 4.18 Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini
Butir –  Butir Gaji ( Bahagian A)
 

 

 

Pengguna akan mempunyai 4 pilihan tindakan iaitu :

4.3.6.1

Penghantaran Ke Bahagian Kawalan Gaji

Jika Borang E-Pay A3 yang disemak tidak mempunyai sebarang kesilapan, pengguna bolehlah menghantar borang ke Bahagian Kawalan Gaji, dengan mengklik butang ‘Hantar ke Bhg Kawalan Gaji’.

Sistem akan mengesahkan tindakan ini dengan memaparkan laman ‘Pengesahan’. Pengguna boleh mencetak Borang E-Pay A3 sebagai rujukan. Setelah selesai, pengguna perlu mengklik butang ‘Back’ pada browser.

 

4.3.6.2

Membuat Teguran

Jika Borang E-Pay A3 yang disemak mempunyai sebarang kesilapan atau tidak konsisten dengan data  di dalam dokumen – dokumen yang disertakan, pengguna boleh mengklik pautan ‘Buat Teguran’.

 

Ini akan membawa pengguna ke laman ‘Teguran’ di mana pengguna boleh membuat sebarang komen berkenaan kesilapan yang berlaku.

 

Teguran perlulah kurang daripada 1000 aksara termasuk ruangan kosong. Sistem juga akan merakam tarikh dan masa komen dibuat di dalam komen tersebut. Oleh yang demikian, pengguna dinasihatkan menulis teguran yang ringkas dan padat.

 

 

Semua teguran – teguran yang dibuat akan disenaraikan sebagai rujukan. Pengguna boleh membuat pembetulan berdasarkan teguran yang dibuat dan mengklik butang ‘Hantar’ selepas selesai  membuat teguran.

 

Sistem akan memaparkan Borang E-Pay A3 berserta teguran yang dibuat bagi rujukan pengguna. Mengklik ‘Kembali ke Senarai’ akan membawa pengguna ke laman ‘Pengesahan Authoriser’.

 

Nota:

Borang yang telah dibuat teguran akan tersenarai di laman di bawah pautan; ‘Teguran Dalam Jabatan’.

 

Butang ‘Reset’ – Pengguna boleh mengklik butang ini jika ingin memadamkan teguran yang dibuat untuk isian semula.

 

4.3.6.3

Membatalkan Rekod

Jika pengguna membuat keputusan bahawa sesuatu Borang E-Pay A3 perlu dibatalkan, pengguna bolehlah mengklik pautan pada pernyataan ‘Jika hendak membatalkan rekod, sila klik di sini’.

 

Pengguna akan dibawa ke satu laman yang memaparkan semula Borang E-Pay A3 tersebut. Ini adalah untuk memastikan pengguna benar-benar ingin membatalkan rekod. Jika pasti, pengguna bolehlah menekan butang ‘Hapuskan Rekod’.

 

Pengguna akan dibawa ke laman ‘Pembatalan Rekod’, mengklik ‘Kembali ke Senarai’ akan membawa pengguna ke laman ‘Pengesahan Authoriser’.

 

4.3.6.4

Pautan ‘Kembali Ke Senarai’

Pautan ini diklik jika pengguna ingin kembali ke senarai pengesahan ‘Authoriser’.

 

4.3.7        Laporan Hari Ini

Pautan ini akan adalah untuk membantu melihat perjalanan Borang – Borang E-Pay A3 kakitangan secara harian. Sistem akan memaparkan Borang / Borang E-Pay A3 yang mempunyai aktiviti seperti berikut pada hari tersebut:

i.                     Disediakan oleh “Data Entry”

ii.                   Diverifikasi oleh “Verifier”

iii.                  Dihantar ke Bahagian Kawalan Gaji oleh “Authoriser”

iv.                 Diverifikasi oleh “Approver I”

v.                   Diverifikasi oleh “Approver II”

 

Pengguna juga boleh melihat senarai rekod 7 hari sebelumnya dari tarikh terkini melalui pautan yang disediakan di  bawah senarai. Pengguna hanya perlu mengklik pautan pada Tarikh – Tarikh yang tertera untuk dibawa ke laman ‘Laporan Hari Ini’ untuk tarikh tersebut.

 

 

Rajah 4.19 Laman Laporan Hari Ini
 

 

 

 

4.3.8        Laporan Bulanan

Pautan ini akan adalah untuk membantu melihat perjalanan Borang – Borang E-Pay A3 kakitangan secara bulanan dan laporan ringkas senarai yang telah di hantar ke Sistem Gaji. Pengguna akan dibawa ke satu laman yang mempunyai dua pilihan, iaitu Laporan Ringkas Borang E-Pay A3 berdasarkan:

i.                     Perjalanan Borang E-Pay A3 mengikut bulan penyediaan rekod

Dikelaskan mengikut:

a.       Bahagian A

b.      Bahagian B

c.       Pertukaran Pusat Bayaran

d.      Semua Bahagian

ii.                   Perjalanan Borang E-Pay A3 mengikut bulan kemaskini

 

Pengguna perlu mengklik “check box” yang berkenaan untuk mendapatkan laporan ringkas Borang – Borang E-Pay A3. Pengguna  juga boleh mengklik bulan dan tahun yang dikehendaki daripada “combo box”.

 

Rajah 4.20 Laman Laporan Bulan Ini
 

 

 

4.3.9        Laporan Ringkasan Bulan Ini

Pautan ini akan memaparkan laporan yang akan dicetak dan dikepilkan bersama – sama dengan dokumen – dokumen berkaitan (jika ada),  untuk dihantar ke Bahagian Kawalan Gaji selepas tarikh tutup kemasukan data pada bulan berkenaan.

 

Rajah 4.21 Laman Laporan Ringkasan Bulan Ini
 

 

 

 

4.4  PANDUAN UTILITI MODUL JABATAN

Pautan ini adalah untuk pengurusan Borang E-Pay A3 di dalam jabatan. Ia dikendalikan oleh “System Administrator” dan juga Authoriser Jabatan. Pautan ini memaparkan senarai pengguna yang mempunyai kebenaran menggunakan sistem.

 

Rajah 4.22  Laman Senarai Pengguna Paya A3
 
 

 

 


4.4.1

Menambah Pengguna

“System Administrator” dan “Authoriser” Jabatan boleh menambah pengguna yang menggunakan sistem dengan mengklik  ‘Tambah Pengguna’. Ini adalah langkah pertama untuk mendaftarkan pengguna ke dalam Sistem E-Pay A3 dan wajib dilakukan sebelum pengguna – pengguna tersebut boleh diberi jenis paras capaian (“data entry”, “verifier”, “authoriser”).

 

Pautan ini akan membawa ke satu laman di mana butir – butir seperti di bawah perlu diisi dengan mengklik dari senarai “combo box” yang disediakan:

 

 

Butiran

 

Nama

 

Nama kakitangan di Jabatan / Kementerian terbabit.

Sila pilih mana – mana yang berkenaan.

Jabatan

Disediakan oleh sistem

Paras Akses

Paras capaian

Sila pilih yang berkenaan.

 

 “System Administrator” dan “Authoriser” Jabatan perlu mengklik butang ‘Kemaskini’ selepas selesai mengisi untuk menambah pengguna system ini.

 

Rajah 4.23 Laman Menambah Pengguna Paya A3
 

 

4.4.2

Mengubah Paras Capaian Pengguna

“System Administrator” dan “Authoriser” Jabatan boleh mengubah paras capaian / akses  pengguna dengan mengklik pautan pada nama kakitangan yang berkenaan.

 

Pautan ini akan membawa ke satu laman dengan paparan seperti berikut:

 

Butiran

 

Nama

Disediakan oleh sistem.

Jabatan

Disediakan oleh sistem.

Paras Akses

 

Pilihan paras capaian yang diingini boleh dibuat dengan mengklik daripada  senarai di dalam “combo box”.

 

“System Administrator” dan “Authoriser” Jabatan perlu mengklik butang ‘Kemaskini’ selepas mengisi atau mengklik butang ‘Kembali ke Menu>>  untuk kembali ke laman ‘Senarai Pengguna’.

 

Rajah 4.24  Laman Menambah Pengguna Paya A3
 
 

 

 


4.4.3

Menghapuskan Rekod Pengguna

 System Administrator” dan “Authoriser” Jabatan juga boleh menghapuskan nama pengguna yang menggunakan sistem dengan mengklik pautan ‘Hapus Rekod’ di laman ‘Akaun Pengguna: Ubah’.

 

Pautan ini akan membawa ke satu laman di mana terdapat butir – butir seperti di   bawah:

 

Butiran

 

Nama

Disediakan oleh sistem.

Jabatan

Disediakan oleh sistem.

Paras Akses

Disediakan oleh sistem.

“System Administrator” dan “Authoriser” Jabatan perlu mengklik butang ‘Hapus Rekod’ untuk menghapuskan rekod atau mengklik butang ‘Keluar’ untuk kembali ke laman ‘Senarai Pengguna’.

 


 

BAHAGIAN 5       :       PANDUAN MENYELENGGARA MODUL BAHAGIAN KAWALAN GAJI

 

 

5.1  PROSES  MEMASUKKAN KOD PENGGUNA DAN KATA LALUAN

     Pengguna boleh mencapai laman web Sistem E-Pay-A3 dengan URL :  

                    http://paya3.jpkn.sabah.gov.my/paya3/

 

Rajah 5.0   Laman Utama Sistem E-Pay A3

 

 

 

Bagi memasuki Bahagian Kawalan Gaji, pengguna boleh mengklik pautan ‘SEMAKAN / KELULUSAN GAJI’

 

 

     Sistem akan memaparkan beberapa pilihan:

i.

Bahagian Kawalan Gaji (Jabatan Bendahari Negeri)

ii.

Untuk Jabatan

Mengakaun Sendiri

 
Jabatan Pertanian

iii.

Jabatan Perhutanan Sabah

iv.

Jabatan Tanah & Ukur

v.

Jabatan Kerja Raya

 

Rajah 5.1   Laman Menu Pilihan Bahagian Kawalan Gaji

 
 

 


Pengguna perlu memilih jabatan yang berkenaan untuk dibawa ke laman memasukkan kata laluan.

 

Pengguna mempunyai 2 pilihan aktiviti:

5.1.1        Mencapai Sistem E-Pay A3

Untuk mencapai sistem, pengguna wajib mengisi ruang teks untuk ‘Nama’ dan ‘Kata Laluan’. Senarai nama pengguna yang telah diberi kuasa oleh sistem (“authorised user”) akan dipaparkan melalui senarai dalam “combo box”.  

 

Pengguna perlu memilih nama dan mengisi kata laluan berdasarkan kata laluan Sistem Maklumat Sumber Maklumat (SM2).

 

Rajah 5.2  Laman Memasukkan Kata Laluan – Peringkat  I

 
 

 

 


Butang ‘Hantar’ perlu diklik agar sistem boleh memproses maklumat:

5.1.1.1

Pengguna yang memberikan kata laluan yang betul akan memasuki peringkat kedua memasukkan kata laluan untuk verifikasi.

 

Di laman tersebut, pengguna (“authorised user”)  perlu mengisi Nama dan Kata Laluan yang diberi oleh Sistem E-Pay A3.

i.           Selepas mengisi, pengguna perlu mengklik butang ‘Hantar’

       untuk memasuki Modul Bahagian Kawalan Gaji.

ii.         Butang ‘Semula’ adalah untuk kemudahan pengguna

  mengosongkan ruang teks nama pengguna dan kata laluan

  untuk isian semula.

 

iii.        Pengguna yang terlupa kata laluan boleh mengklik pautan

       ‘Untuk Mendapatkan Kata Laluan’ bagi mendapatkan kata

       laluan. Pengguna akan diminta menyediakan alamat e-mel

       bagi penghantaran kata laluan.

 

Pengguna yang memberikan kata laluan yang betul akan mempunyai kebenaran untuk membuat capaian ke Modul Bahagian Kawalan Gaji.

 

5.1.1.2

Bagi kata laluan yang salah, pengguna akan diberi mesej amaran dan menyebabkan kegagalan  mencapai sistem.

 

 

 

 

 

 

Rajah 5.3  Laman Memasukkan Kata Laluan – Peringkat  II

 

 

 

 

5.1.2        Memohon Mendapatkan Kata Laluan

Bagi pengguna (“authorised user”) yang terlupa kata laluan untuk mencapai sistem, beliau boleh mengklik pautan ‘beritahu’ dalam pernyataan “Sila beritahu kata laluan saya”.

Sistem akan memaparkan satu “combo box” yang mempunyai senarai nama kakitangan jabatan tersebut. Pengguna hanya perlu mengklik nama beliau.

 

Sistem akan membawa pengguna ke satu laman yang menyenaraikan:

a.   Nama kakitangan yang memohon

b.      Alamat e-mel – untuk kemudahan penghantaran kata laluan.

 

Pengguna perlu mengklik butang ‘Beritahu Saya’ untuk penghantaran kata laluan. Kata laluan akan dihantar kepada pemohon melalui alamat e-mel tersebut.

 

Rajah 5.4  Laman Memohon Kata Laluan

 
 

 

 


5.2  PANDUAN KEPADA PENGGUNA

5.2.1        Kemudahan Am Sistem E-Pay A3

i.

Pengguna boleh kembali ke laman utama Sistem E-Pay A3 walau berada di mana – mana laman dengan mengklik pautan ‘Home’ pada penjuru bawah kiri laman Sistem E-Pay A3.

 

ii.

Semua ruang yang wajib diisi akan memberikan mesej amaran/ peringatan apabila pengguna tidak mengisikannya.

 

iii.

Sistem akan merekod nama pengguna yang mengemaskini rekod untuk memudahkan pengesanan perubahan yang dibuat.

 

 

 

5.2.2        Kemudahan Modul Bahagian Kawalan Gaji

i.

Sistem hanya akan menyenaraikan data – data kakitangan untuk bulan terbabit sahaja iaitu dalam julat selepas tarikh tutup pada bulan tersebut dan 14 hari sebelum hari gaji pada bulan berkenaan.

 

ii.

Pengguna yang memeriksa Borang – Borang E-Pay A3 boleh membuat teguran secara “on-line” di dalam Sistem E-Pay A3 jika terdapat kesilapan di dalam borang tersebut.

 

Borang yang mempunyai teguran akan tersenarai di dalam laman ‘Teguran Dari Bahagian Kawalan Gaji’ di Modul Jabatan untuk  pembetulan oleh kerani akaun sebelum disemak semula.

 

iii.

Sistem menyediakan kemudahan untuk menolak permohonan atau membatalkan  Borang – Borang E-Pay A3 secara  on-line”.

 

iv.

Sebarang verifikasi yang dilakukan oleh pengguna boleh ditarik balik (undo”) hanya sebaik sahaja rekod tersebut dikemaskinikan.

 

 

5.3  AKTIVITI – AKTIVITI UTAMA DALAM MODUL BAHAGIAN KAWALAN GAJI

 

Rajah 5.5  Laman Utama Bahagian Kawalan Gaji

 

 

 

 

5.3.1        Verifikasi Paras“Approver I”

5.3.1.1

Bagi pengguna dari Bahagian Kawalan Gaji, Jabatan Bendahari Negeri, pautan ini akan memasuki laman yang menyenaraikan Jabatan/Kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang  E-Pay A3 yang perlu disahkan.

 

Pengguna perlu mengklik pautan pada nama jabatan / kementerian yang hendak disemak untuk melihat laman ‘Senarai Rekod Yang Perlu DiSahkan’ di mana tersenarai butir – butir seperti :

 

i.                 Nombor Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nombor pekerja bagi kakitangan yang hendak disemak.

 

ii.               Nama Pekerja

Nama kakitangan berdasarkan nombor pekerja.

 

iii.              Bahagian

Bahagian A atau Bahagian B bagi Borang E-Pay A3

 

iv.             Tarikh Pengesahan Oleh Jabatan

Tarikh Borang E-Pay A3 disahkan oleh Bahagian Akaun jabatan berkenaan.

 

Rajah 5.6  Laman Verifikasi Paras “Approver I” – Senarai Nama Jabatan

 

 

 

 

5.3.1.2

Pengguna – pengguna  daripada :

i.                 Jabatan Pertanian

ii.                Jabatan Perhutanan Sabah

iii.              Jabatan Tanah & Ukur

iv.              Jabatan Kerja Raya

 

Pautan ini akan membawa pengguna – pengguna tersebut langsung kepada laman ‘Senarai Rekod Yang Perlu DiSahkan’ di mana tersenarai butir – butir seperti:

 

i.                 Nombor Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nombor pekerja bagi kakitangan yang hendak disemak.

 

ii.                Nama Pekerja

Nama kakitangan berdasarkan nombor pekerja.

 

iii.              Bahagian

Bahagian A atau Bahagian B bagi Borang E-Pay A3

 

iv.              Tarikh Pengesahan Oleh Jabatan

          Tarikh Borang E-Pay A3 disahkan oleh Bahagian Akaun 

           jabatan berkenaan.

 

Rajah 5.7

Laman Verifikasi Paras  “Approver I” – Senarai Rekod Kakitangan

 
 

 

 


5.3.1.3

Apabila pautan pada nombor pekerja diklik, laman yang akan tertera ialah ‘Daftar Gaji –  Pemberitahu Pengemaskini Butir –  Butir Gaji  Bahagian A’ atau  ‘Daftar Gaji –  Pemberitahu Pengemaskini Butir –  Butir Gaji  Bahagian B’. Pengguna akan mempunyai 4 pilihan tindakan iaitu :

 

i.           Verifikasi Borang E-Pay A3

     Pengguna mengklik butang ini jika Borang E-Pay A3 yang

     diperiksa tidak mempunyai sebarang kesalahan.

 

Sistem akan mengesahkan tindakan ini dengan memaparkan

 laman ‘Pengesahan’. Pengguna bolehlah mengklik ‘Kembali ke Senarai’ untuk keluar dari laman terbabit.

 

-  Borang – Borang E-Pay A3 yang mempunyai jumlah amaun biasa dan luar biasa bersamaan atau lebih   daripada RM 10,000 akan tersenarai di laman di  bawah pautan; Verifikasi Approver II’.

 

-    Borang – Borang E-Pay A3 yang mempunyai jumlah

      amaun biasa dan luar biasa kurang daripada RM 10,000  akan tersenarai di laman di bawah pautan; ‘Rekod Yang Telah DiVerifikasi’.

 

Jika pengguna tersilap dan ingin membatalkan pengesahan Borang E-Pay A3 ini, pengguna boleh mengklik pautan  di  sinididalam pernyataan:

‘Jika anda tersilap dan ingin membatalkan pengesahan, sila klik di sini

 

Rajah 5.8

Laman Daftar Gaji –  Pemberitahu Pengemaskini Butir-butir Gaji  Bahagian A (Verifikasi)

 

 

ii.          Membuat Teguran

  Jika Borang E-Pay A3 yang diisi mempunyai kesilapan atau

  tidak konsisten dengan data  di dalam dokumen – dokumen

  yang disertakan, pengguna perlu mengklik pautan ini.

 

Ini akan membawa ke laman ‘Teguran’ di mana pengguna boleh membuat sebarang komen berkenaan kesilapan yang berlaku.

 

Komen perlulah kurang daripada 1000 aksara termasuk ruangan kosong. Sistem juga merakam tarikh dan masa komen dibuat di dalam komen tersebut. Oleh yang demikian, pengguna dinasihatkan menulis teguran yang ringkas dan padat.

 

 

Rajah 5.9 Laman Teguran Oleh Bahagian Kawalan Gaji

 

 

 

Semua teguran – teguran yang dibuat akan disenaraikan sebagai rujukan. Pengguna boleh membuat pembetulan berdasarkan teguran yang dibuat dan mengklik butang ‘Hantar’ selepas selesai  membuat teguran.

 

Sistem akan memaparkan Borang E-Pay A3 berserta teguran yang dibuat bagi rujukan pengguna. Mengklik ‘Kembali ke Senarai’ akan membawa pengguna keluar dari laman ini.

 

Nota:

         Borang yang telah dibuat teguran akan tersenarai di  laman di bawah pautan; ‘Teguran Oleh Bahagian Kawalan Gaji’.

 

Butang ‘Reset’ – Pengguna boleh mengklik butang ini jika ingin memadamkan teguran yang dibuat untuk isian semula.

 

 

iii.              Menolak Pemprosesan Borang

Jika pemprosesan Borang E-Pay A3 untuk seseorang  kakitangan itu ditolak, pengguna bolehlah mengklik pautan ini.

 

Rajah 5.10 Laman Penolakan Pemprosesan Borang

 

 

 

 

Sistem akan mengesahkan dengan memaparkan laman ‘Penolakan’. Pengguna mengklik ‘Kembali ke Senarai’ untuk keluar dari laman ini.

 

iv.           Pautan Kembali Ke Senarai

Jika pengguna ingin kembali ke senarai verifikasi oleh Bahagian Kawalan Gaji, pengguna bolehlah mengklik pautan ini.

 

 

 

5.3.2        E-Mel Kepada “Approver II”

 

Rajah 5.11 Laman E-Mel Kepada “Approver II”

 

Pautan ini adalah untuk memaklumkan kepada “Approver II” yang mengesahkan Borang – Borang E-Pay A3 yang mempunyai amaun biasa dan luar biasa adalah bersamaan atau lebih daripada RM 10,000 bahawa terdapat Borang – Borang E-Pay A3 yang perlu disahkan.

 

Pengguna perlu memilih nama “Approver II” melalui “combo box”. Kemudian, butang Hantar Mel >> Approver II diklik untuk menghantar e-mel makluman.

 

5.3.3        Verifikasi Paras “Approver II”

5.3.3.1

Pautan ini adalah untuk Borang – Borang E-Pay A3 yang mempunyai jumlah amaun biasa dan luar biasa adalah bersamaan atau lebih daripada RM 10,000.

Butir – butir yang akan dipaparkan adalah seperti berikut:

i.                 Jabatan

Nama Jabatan kakitangan berkenaan.

 

ii.                Nombor Pekerja

Bagi penyemakan Borang E-Pay A3 kakitangan berkenaan, pengguna perlu mengklik pautan pada nombor pekerja.

 

iii.              Nama Pekerja

Nama kakitangan berdasarkan nombor pekerja.

 

iv.              Amaun

Jumlah amaun biasa dan amaun luar biasa.

(amaun biasa + amaun luar biasa)

 

v.               Tarikh Pengesahan Oleh Jabatan Bendahari Negeri.

Tarikh pengesahan oleh “Approver I”.

Rajah 5.12 Laman Verifikasi Paras “Approver II”

 

 

 

5.3.3.2

Laman yang akan tertera ialah ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji Bahagian A’ atau ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji Bahagian B’ atau  ‘Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir – Butir Gaji  Penukaran Pusat Bayaran’ . Pengguna mempunyai empat pilihan tindakan iaitu :

 

i.                 Verifikasi Borang E-Pay A3

Jika Borang E-Pay A3 yang diperiksa tidak mempunyai sebarang kesilapan, pengguna bolehlah mengklik butang ‘Di Sahkan Benar’ ini.

 

Sistem akan mengesahkan tindakan ini dengan memaparkan laman ‘Pengesahan’. Untuk keluar, pengguna perlu mengklik ‘Kembali ke Senarai’.

Jika pengguna tersilap dan ingin membatalkan pengesahan Borang E-Pay A3 ini, pengguna boleh mengklik pautan di sini didalam pernyataan:

‘Jika anda tersilap dan ingin membatalkan pengesahan, sila klik di sini

 

 

Rajah 5.13

Laman Daftar Gaji – Pemberitahu Pengemaskini Butir –    Butir Gaji  Bahagian A  (Verifikasi)

 

 

 

 

 

 

 

ii.                Membuat Teguran

Jika Borang E-Pay A3 yang disemak mempunyai kesilapan atau tidak konsisten dengan data di dalam dokumen – dokumen yang disertakan, pengguna boleh mengklik pautan ini untuk proses selanjutnya.

Ini akan membawa ke laman ‘Teguran’ di mana pengguna boleh membuat sebarang komen berkenaan kesilapan yang berlaku.

 

Teguran perlulah kurang daripada 1000 aksara termasuk ruangan kosong. Sistem juga merakam tarikh dan masa komen dibuat di dalam komen tersebut. Oleh yang demikian, pengguna dinasihatkan menulis teguran yang ringkas dan padat.

 

Rajah 5.14 Laman Teguran Oleh “Approver II”

 

 

 

 

Semua teguran – teguran yang dibuat akan disenaraikan sebagai rujukan. Pengguna boleh membuat pembetulan berdasarkan teguran yang dibuat dan mengklik butang ‘Hantar’ selepas selesai  membuat teguran.

 

Sistem akan memaparkan Borang E-Pay A3 berserta teguran yang dibuat bagi rujukan pengguna. Mengklik ‘Kembali ke Senarai’ akan membawa pengguna keluar dari laman ini.

 

Nota:

        Borang yang telah dibuat teguran akan tersenarai di  laman di bawah pautan; ‘Teguran Oleh Bahagian Kawalan Gaji’.

 

Butang ‘Reset’ – Pengguna boleh mengklik butang ini jika ingin memadamkan teguran yang dibuat untuk isian semula.

 

Rajah 5.15 Laman Penolakan Permohonan Oleh “Approver II”

 
 

 

 

 


iii.            Menolak Pemprosesan Borang

Jika pemprosesan Borang E-Pay A3 untuk seseorang  kakitangan itu ditolak, pengguna bolehlah mengklik pautan ini.

 

Sistem akan mengesahkan dengan memaparkan laman ‘Penolakan’. Pengguna mengklik ‘Kembali ke Senarai’ untuk keluar dari laman ini.

 

v.             Pautan Kembali Ke Senarai

Jika pengguna ingin kembali ke senarai verifikasi oleh Bahagian Kawalan Gaji, pengguna bolehlah mengklik pautan ini.

 

 

5.3.4        Rekod Yang Telah Ditegur

5.3.4.1

Pengguna dari Bahagian Kawalan Gaji, Jabatan Bendahari Negeri akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama - nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang telah siap diverifikasi.

 

Pengguna perlu mengklik nama jabatan / kementerian yang berkaitan untuk mencapai laman yang mempunyai senarai rekod – rekod yang telah ditegur dan mempunyai butir – butir seperti di bawah :

 

i.                 Nombor Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nombor pekerja kakitangan untuk melihat Borang E-Pay A3 yang telah ditegur.

 

ii.                               Nama Pekerja

Nama pekerja berdasarkan nombor pekerja.

iii.              Tarikh Teguran Dibuat

Tarikh Borang E-Pay A3 ditegur oleh “Approver I” dan “Approver II”.

 

Rajah 5.16 Laman Yang Menyenaraikan Jabatan/Kementerian Untuk Rekod Yang diTegur

 

 

 

 

5.3.4.2

Bagi pengguna – pengguna sistem daripada:

i.       Jabatan Pertanian

ii.      Jabatan Perhutanan

iii.     Jabatan Tanah & Ukur

iv.     Jabatan Kerja Raya

 

Pautan ini akan terus membawa pengguna – pengguna tersebut kepada laman yang mempunyai senarai rekod – rekod yang telah ditegur di mana tersenarai butir – butir seperti:

i.                 Nombor Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nombor pekerja kakitangan untuk melihat Borang E-Pay A3 yang telah ditegur.

 

ii.                Nama Pekerja

Nama pekerja berdasarkan nombor pekerja.

 

iii.              Tarikh Teguran Dibuat

Tarikh Borang E-Pay A3 ditegur oleh “Approver I” dan “Approver II”.

 

5.3.5        Rekod Yang Telah Diverifikasi

5.3.5.1

Pengguna dari Jabatan Bendahari Negeri akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama – nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang telah siap diverifikasi.

 

Pengguna perlu mengklik nama jabatan / kementerian yang berkaitan untuk mencapai laman ‘Senarai Rekod –Rekod Yang Telah DiVerifikasikan’ dan mempunyai butir – butir seperti di bawah :

 

i.               Nombor Pekerja

Nombor pekerja yang mempunya rekod verifikasi.

 

ii.             Nama Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nama kakitangan untuk melihat Borang E-Pay A3 yang telah siap diverifikasi.

 

Di laman ini juga, pengguna mempunyai pilihan untuk :

 

i.

Membatalkan Permohonan

Pengguna boleh mengklik pautan Batal. Sistem akan membawa ke laman yang memaparkan Sistem E-Pay A3 untuk pemeriksaan terakhir sebelum pengguna mengklik butang ‘Batal Rekod’ untuk  menolak permohonan.

 

Pengguna boleh mengklik butang ‘Keluar’ selepas membatalkan permohonan.

 

ii.

Pengguna boleh mengklik pautan Teguran’. Sistem akan membawa ke laman ‘Teguran’ di mana pengguna boleh membuat sebarang komen berkenaan kesilapan yang berlaku.

 

iii.            Bahagian

         Bahagian A atau Bahagian B bagi Borang E-Pay A3

 

iv.           Tarikh Diverifikasikan

Tarikh verifikasi akhir Borang E-Pay A3 oleh “Approver I” atau “Approver II”.

 

5.3.5.2

Bagi pengguna – pengguna sistem daripada:

i.                              Jabatan Pertanian

ii.                             Jabatan Perhutanan

iii.                           Jabatan Tanah & Ukur

iv.                           Jabatan Kerja Raya

 

Pautan ini akan terus membawa pengguna – pengguna tersebut kepada laman ‘Senarai Rekod – Rekod Yang Telah DiVerifikasikan’.

Butir – butir yang terdapat di laman tersebut adalah seperti berikut:

 

i.               Nombor Pekerja

Nombor pekerja yang mempunya rekod verifikasi.

 

ii.             Nama Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nama kakitangan untuk melihat Borang E-Pay A3 yang telah siap diverifikasi.

 

Di laman ini juga, pengguna mempunyai pilihan untuk :

i.

Membatalkan Permohonan

Pengguna boleh mengklik pautan Batal. Sistem akan membawa ke laman yang memaparkan Sistem E-Pay A3 untuk pemeriksaan terakhir sebelum pengguna mengklik butang ‘Batal Rekod’ untuk  menolak permohonan.

 

Pengguna boleh mengklik butang ‘Keluar’ selepas membatalkan permohonan.

 

ii.

Pengguna boleh mengklik pautan Teguran’. Sistem akan membawa ke laman ‘Teguran’ di mana pengguna boleh membuat sebarang komen berkenaan kesilapan yang berlaku.

 

iii.            Bahagian

         Bahagian A atau Bahagian B bagi Borang E-Pay A3

 

iv.           Tarikh Diverifikasikan

Tarikh verifikasi akhir Borang E-Pay A3 oleh “Approver I” atau “Approver II”.

 

 

5.3.6        Rekod Yang Telah Dibatalkan

5.3.6.1

Pengguna dari Jabatan Bendahari Negeri akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama -nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang telah siap dibatalkan.

 

Pengguna perlu mengklik nama jabatan / kementerian yang berkaitan untuk mencapai laman yang mempunyai senarai rekod – rekod yang telah dibatalkan dan mempunyai butir – butir seperti di bawah:

 

i.                 Nombor Pekerja

Nombor pekerja yang mempunyai rekod pembatalan.

 

ii.                Nama Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nama kakitangan untuk melihat Borang E-Pay A3 yang telah ditolak permohonannya.

 

iii.              Bahagian

Bahagian A  atau  Bahagian B Borang E-Pay A3

iv.              Tarikh Dibatalkan

Tarikh Borang E-Pay A3 dibatalkan oleh “Approver I” dan “Approver II”.

 

5.3.6.2

Bagi pengguna – pengguna sistem daripada:

i.                              Jabatan Pertanian

ii.                             Jabatan Perhutanan

iii.                           Jabatan Tanah & Ukur

iv.                           Jabatan Kerja Raya

 

Pautan ini akan terus membawa pengguna – pengguna tersebut ke laman yang mempunyai senarai rekod – rekod yang telah dibatalkan dan mempunyai butir – butir seperti berikut:

 

i.               Nombor Pekerja

Nombor pekerja yang mempunyai rekod pembatalan.

 

ii.             Nama Pekerja

Pengguna perlu mengklik pautan pada nama kakitangan untuk melihat Borang E-Pay A3 yang telah ditolak permohonannya.

 

iii.            Bahagian

Bahagian A  atau  Bahagian B Borang E-Pay A3

 

iv.           Tarikh Dibatalkan

Tarikh Borang E-Pay A3 dibatalkan oleh “Approver I” dan “Approver II”.

 

5.3.7        Penghantaran Data

Pautan ini akan membawa ke laman yang memaparkan perkara – perkara berikut:

 

i.

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilangan rekod yang akan dihantar ke Sistem Gaji Pusat (mengikut Jabatan).

 

Butir – butir yang disertakan :

 

Definisi

Jabatan

 

Nama jabatan / kementerian yang mempunyai Borang E-Pay A3 yang telah diverifikasi oleh Bahagian Kawalan Gaji.

Bilangan Rekod

 

Jumlah rekod Borang E-Pay A3 yang terlibat.

 

 

ii.

Jumlah Rekod yang akan dihantar ke Sistem Gaji Pusat.

Jumlah Bilangan Rekod dari semua jabatan / kementerian yang tersenarai.

 

iii.

Butang ‘Penghantaran Rekod Dan Hantar E-Mel ke Sistem Gaji’.

 

Butang ini diklik hanya jika pengguna sudah bersedia untuk menghantar fail-data untuk pemprosesan dalam Sistem Gaji dan dilakukan oleh Akauntan Bahagian Gaji Pusat.

 

Rajah 5.17 Laman Penghantaran Data

 
 

 

 


5.3.8        Pemindahan Data

5.3.8.1

Pengguna dari Jabatan Bendahari Negeri akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama -nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang telah diproses.

 

Pengguna perlu mengklik nama jabatan / kementerian yang berkaitan untuk mencapai laman yang mempunyai senarai rekod – rekod yang telah diproses dan mempunyai butir – butir seperti di bawah:

i.                 Bulan Kemaskini

Bulan bermulanya pengemaskinian gaji berlaku; mengikut bulan pada ruang ‘Dari’ dalam Borang E-Pay A3,     Bahagian A atau tarikh penyediaan Borang E-Pay A3 bagi Bahagian B.

Pengguna perlu mengklik pautan ini untuk mencapai laman selanjutnya.

 

ii.                Jumlah Rekod Kakitangan

Jumlah rekod kakitangan pada Bulan Gaji dan Bulan Penghantaran yang berikut.

 

iii.              Bulan Penghantaran Ke Sistem Gaji

Bulan Borang E-Pay dihantar Ke Sistem Gaji.

Rajah 5.18 Laman Pemindahan Data

 

 

 

5.3.8.2

Bagi pengguna – pengguna sistem daripada:

i.         Jabatan Pertanian

ii.                   Jabatan Perhutanan Sabah

iii.                  Jabatan Tanah & Ukur

iv.                 Jabatan Kerja Raya

 

Pautan ini akan terus membawa pengguna – pengguna tersebut ke laman yang mempunyai senarai rekod – rekod yang telah diproses  dan mempunyai butir – butir seperti berikut:

 

i.               Bulan Kemaskini

Bulan bermulanya pengemaskinian gaji berlaku; mengikut bulan pada ruang  ‘Dari’  dalam  Borang  E-Pay A3, Bahagian A atau tarikh penyediaan Borang E-Pay A3 bagi Bahagian B.

 

Pengguna perlu mengklik pautan ini untuk mencapai laman selanjutnya.

 

ii.             Jumlah Rekod Kakitangan

Jumlah rekod kakitangan pada Bulan Gaji dan Bulan Penghantaran yang berikut.

 

iii.            Bulan Penghantaran Ke Sistem Gaji

Bulan Borang E-Pay dihantar Ke Sistem Gaji.

 

5.3.8.3

 

 

 

 

 

 

 

 

Laman yang akan tertera ialah ‘Senarai Rekod Kakitangan Yang Perlu DiPindahkan Bagi Bulan : <Bulan>,<Tahun>’ . Pengguna boleh mengklik butang ‘Pindahkan Rekod’ untuk memindahkan rekod – rekod yang telah dihantar ke Sistem Gaji.

 

Pengguna akan dibawa ke laman ‘Perpindahan Rekod’.

 

5.3.8.4

Bagi melupuskan rekod – rekod dari pangkalan data sedia ada, pengguna perlu mengklik butang ‘Hapus Rekod’. Pengguna akan dibawa ke laman ‘Penghapusan Rekod’.

 

Untuk keluar dari laman ini, pengguna bolehlah mengklik ‘Kembali Ke Senaraiuntuk kembali ke senarai ‘Rekod Yang Perlu DiPindahkan ’.

 

Rajah 5.19 Laman Yang Menyenaraikan Rekod Berdasarkan Jabatan/Kementerian

 

 

 

5.3.9        Laporan

Laman ini akan memaparkan satu laman yang menyenaraikan senarai bulan dan enam pilihan yang perlu dipilih dengan mengklik pada ‘combo box’. Pengguna kemudiannya perlu mengklik pada butang ‘Nama Bulan’ yang berkenaan:

5.3.9.1

DiKemaskini

Pengguna akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama – nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod kemaskini Borang E-Pay A3 yang dikuatkuasakan pada bulan – bulan tersebut.

 

Pengguna perlu mengklik pada nama jabatan / kementerian sebelum dibawa ke laman yang menyenaraikan nama kakitangan berdasarkan bulan yang diisikan di dalam ruang ‘Dari’ di dalam laman ‘Kemasukan Data’ bagi Bahagian A dan bulan pada tarikh Borang E-Pay A3 disediakan oleh jabatan / kementerian bagi Bahagian B.

 

Jika pengguna ingin menyemak rekod di dalam sistem, pengguna hanya perlu mengklik pada pautan di nombor pekerja.

 

5.3.9.2

DiSediakan Oleh Jabatan

Pengguna akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama – nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod E-Pay A3 yang disediakan oleh jabatan / kementerian pada bulan – bulan tersebut.

 

Pengguna perlu memilih nama jabatan yang berkenaan dan mengklik pautan pada nama jabatan / kementerian untuk pergi ke laman yang memaparkan senarai nama kakitangan berdasarkan bulan pada tarikh Borang E-Pay A3 yang disediakan oleh jabatan / kementerian.

 

5.3.9.3

DiVerifikasi

Pengguna akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama – nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang diverifikasi oleh Bahagian Kawalan Gaji pada bulan – bulan tersebut.

Pengguna boleh mengklik pautan nama jabatan / kementerian agar sistem  memaparkan senarai nama kakitangan disenaraikan berdasarkan bulan pada tarikh verifikasi oleh Approver I dan Approver II.

 

 

5.3.9.4

DiTegur

Pengguna akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama – nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang ditegur oleh Bahagian Kawalan Gaji pada bulan – bulan tersebut.

 

Pengguna perlu mengklik pautan pada pautan nama jabatan / kementerian untuk melihat paparan senarai nama kakitangan berdasarkan bulan pada tarikh Borang E-Pay A3 ditegur oleh Approver I dan Approver II.

 

5.3.9.5

DiBatalkan

Pengguna akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama – nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang dibatalkan oleh Bahagian Kawalan Gaji pada bulan – bulan tersebut.

 

Pengguna mengklik pautan pada nama jabatan / kementerian untuk melihat senarai nama kakitangan berdasarkan bulan pada tarikh pembatalan Borang E-Pay A3 oleh Approver I dan Approver II.

 

5.3.9.6

Pengguna akan dibawa ke laman yang menyenaraikan nama – nama jabatan / kementerian yang mempunyai rekod – rekod Borang E-Pay A3 yang telah dihantar ke Sistem Gaji oleh Bahagian Kawalan Gaji pada bulan – bulan tersebut.

 

Pengguna mengklik pautan pada nama jabatan / kementerian untuk melihat senarai nama kakitangan disenaraikan berdasarkan bulan pada tarikh rekod dihantar ke Sistem Gaji.

 

Rajah 5.20 Laman Utama Laporan

 
 

 

 


5.3.10    Tukar Kata Laluan

5.3.10.1

Pengguna boleh mengubah kata laluan sistem dengan mengklik pautan ‘Tukar Kata Laluan’

 

5.3.10.2

Pautan ini akan membawa ke laman di mana pengguna boleh menukarkan kata laluan yang diberi oleh sistem untuk mencapai Sistem E- Pay A3.

 

Nota :

Kata Laluan daripada Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) tidak boleh  dilakukan di sini. Pengguna perlu memasuki Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2)  untuk mengubah kata laluan.

 

5.3.10.3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Butir – butir yang terdapat di dalam laman ini ialah :

Butiran

 

Nama

 

Disediakan oleh sistem berdasarkan pengguna yang mencapai sistem pada masa tersebut.

Kata Laluan

 

Kata laluan yang digunakan untuk mencapai sistem.

Kata Laluan Baru

 

Kata laluan baru yang ingin digunakan untuk mencapai sistem pada masa hadapan.

 Pengguna perlu memasukkan kata laluan ini sebanyak dua kali sebagai langkah pengesahan bahawa pengguna memasukkan kata laluan baru yang betul.

Butang ‘Tukar’

 

Butang ini diklik selepas mengisi butiran di atas untuk menukar kata laluan.

Rajah 5.21 Laman Menukar Kata Laluan

 

 

 

 

5.3.11    Laporan Ringkasan

Pautan ini akan membawa pengguna ke laman yang menyenaraikan Laporan Ringkasan Borang E-Pay A3 yang dihantar pada bulan berkenaan. Apabila pengguna mengklik pautan ini, pengguna akan dibawa ke satu laman yang menyenaraikan jabatan/kementerian yang telah menghantar Borang – Borang  E-Pay ke Bahagian Kawalan Gaji.

 

Rajah 5.22 Laman Laporan Ringkasan Yang Menyenaraikan  Jabatan/Kementerian

 

 

 

 

Pengguna perlu mengklik pautan pada nama jabatan yang diingini sebelum di bawah ke satu laman lain yang akan menyenaraikan Borang – Borang E-Pay untuk jabatan tersebut dalam bentuk Laporan Ringkasan yang akan menyenaraikan kakitangan – kakitangan yang mempunyai rekod Borang E-Pay A3. Senarai ini boleh dicetak untuk tujuan semakan.

Rajah 5.23 Laman Laporan Ringkasan Berdasarkan Jabatan/Kementerian

 
 

 

 


5.4  PANDUAN UTILITI MODUL BAHAGIAN KAWALAN GAJI

Pautan ini adalah untuk pentadbiran sistem dan hanya dapat dicapai oleh “System

 Administrator”.

 

Rajah 5.22 Laman Modul Utiliti

 

 

 

 Laman ini akan memaparkan pautan – pautan seperti berikut:

5.4.1        Pautan ‘Pengguna Paya3 untuk Jabatan’

Pautan ini penting untuk mendaftarkan pengguna – pengguna untuk mencapai Sistem E-Pay A3. “System Administrator” boleh membuat beberapa tindakan di laman ini, iaitu :

 

5.4.1.1

Menambah Pengguna

“System Administrator” boleh menambah pengguna yang menggunakan sistem dengan mengklik  ‘Tambah Pengguna’. Ini adalah langkah pertama untuk mendaftarkan pengguna ke dalam Sistem E-Pay A3 dan wajib dilakukan sebelum pengguna – pengguna tersebut boleh diberi jenis paras capaian (“data entry”, “verifier”, “authoriser”)

 

Pautan ini akan membawa ke satu laman di mana butir – butir seperti di bawah perlu diisi dengan mengklik dari senarai “combo box” yang disediakan:

 

Butiran

 

Nama

 

Nama kakitangan di Jabatan / Kementerian terbabit.

Sila pilih mana – mana yang berkenaan.

Jabatan

Disediakan oleh sistem

Paras Akses

Paras capaian

Sila pilih yang berkenaan.

 

“System Administrator” dan perlu mengklik butang ‘Kemaskini’ selepas selesai mengisi untuk menambah pengguna system ini.

 

Nota:

“System Administrator” wajib menambahkan nama pengguna ke dalam sistem sebelum boleh memberikan paras capaian kepada pengguna (“Approver I”, “Approver II”, dll..).

 

5.4.1.2

Mengubah / mengemaskini paras akses pengguna

“System Administrator” boleh mengubah paras capaian / akses  pengguna dengan mengklik pautan pada nama kakitangan yang berkenaan.

 

Pautan ini akan membawa ke satu laman dengan paparan seperti berikut:

Butiran

 

Nama

(Disediakan oleh sistem)

Jabatan

(Disediakan oleh system)

Paras Akses

 

Pilihan paras capaian yang diingini boleh dibuat dengan mengklik daripada  senarai di dalam “combo box”.

 

“System Administrator” perlu mengklik butang ‘Kemaskini’ selepas mengisi atau mengklik butang ‘Kembali ke Menu>>  untuk kembali ke laman ‘Senarai Pengguna’.

 

5.4.1.3

Menghapuskan Rekod

 System Administrator” dan “Authoriser” Jabatan juga boleh menghapuskan nama pengguna yang menggunakan sistem dengan mengklik pautan ‘Hapus Rekod’ di laman ‘Akaun Pengguna: Ubah’.

 

Pautan ini akan membawa ke satu laman di mana terdapat butir – butir seperti di   bawah:

 

Butiran

 

Nama

(Disediakan oleh sistem)

Jabatan

(Disediakan oleh sistem)

Paras Akses

(Disediakan oleh sistem)

 

“System Administrator” perlu mengklik butang ‘Hapus Rekod’

untuk menghapuskan rekod atau mengklik butang ‘Keluar ’ untuk kembali ke laman ‘Senarai Pengguna’.

 

5.4.1.4

Menambah “Authoriser”

Sistem akan memaparkan senarai jabatan dan “System Administrator”  boleh  memilih pautan pada nama jabatan yang berkenaan selepas mengklik pada “Tambah Pengguna”

 

“System Administrator”  akan mencapai laman ‘Akaun Pengguna: Tambah’. Di sini, “System Administrator”  perlulah mengisi ruang – ruang kosong berdasarkan senarai dari ‘combo box’.

i.                              Nama

ii.                             Jabatan

iii.                           Paras Akses

 

“System Administrator” perlu mengklik butang ‘Kemaskini’ untuk meneruskan proses.

 

Rajah 5.23 Laman Untuk Menambah  “Authoriser” Bagi Jabatan/Kementerian

 

 

 

5.4.2        Pautan ‘Approver’

Sistem akan menyenaraikan nama “Approver” untuk Bahagian Gaji Pusat, iaitu Bahagian Kawalan Gaji, Jabatan Bendahari Negeri. “System Administrator”   boleh membuat tiga tindakan:

 

Rajah 5.24 Laman Untuk Menambah Approver

 

 

 

 

5.4.2.1

Menambah rekod “Approver”

Pengguna hanya perlu mengklik pada pautan ‘Tambah Approver’ untuk mencapai laman ‘Akaun Approver: Tambah’.

 

“System Administrator” perlu mengisikan ruang – ruang yang berkenaan sebelum mengklik ‘Kemaskini’.

 

i.                              Nama

ii.                             ID Pengguna

iii.                           Kata Laluan

iv.                           Jabatan  - Disediakan Oleh Sistem

v.                            Paras Akses 

 

Nota : 

“System Administrator” dan Akauntan Jabatan Bendahari Negeri tidak perlu memilih paras akses.

 

5.4.2.2

Mengubah atau mengemaskini rekod “Approver”

“System Administrator”  perlu mengklik pautan pada nama “Approver” untuk mencapai laman ‘Akaun Approver: Ubah’ yang memaparkan:

i.                                Nama “Approver” 

ii.                               ID Pengguna

iii.                             Kata Laluan

iv.                             Jabatan

v.                              Paras Akses

 

“System Administrator” perlu mengisi dalam semua ruang – ruang yang berkenaan sebelum mengklik ‘Kemaskini’.

 

Jika “System Administrator” mengemaskini Kata Laluan “Approver”, beliau perlu menghantar kata laluan yang baru melalui mel dengan mengklik ‘Hantar Kata Laluan’.

 

Untuk kembali ke laman ‘Menu Untuk Sistem’, “System Administrator” perlu mengklik butang ‘Muka Sebelum’.

 

 

 

 

5.4.2.3

Menghapus rekod  “Approver”

“System Administrator” perlu mengklik pautan pada nama “Approver” untuk mencapai laman ‘Akaun Approver: Ubah’ . Terdapat pautan ‘Hapus Rekod’ di mana “System Administrator”  bolehlah mengklik butang berkenaan untuk menghapuskan rekod “Approver” yang berkenaan

 

5.4.3        Pautan ‘Approver – approver untuk Kementerian / Jabatan

            Di laman ini, “System Administrator” akan mengagihkan tugasan “Approver” kepada beberapa jabatan per “Approver”.

 

Sistem akan memaparkan senarai nama jabatan / kementerian yang berada di bawah Bahagian Gaji Pusat. “System Administrator” boleh memilih jabatan / kementerian dengan mengklik pada pautan di nama jabatan / kementerian tersebut.

 

“System Administrator” akan mencapai laman yang memberikan senarai seperti berikut di dalam ‘combo box’ :  

i.          Senarai nama “Approver I”

ii.        Senarai nama “Approver II”

 

“System Administrator” perlu mengisikan ruang ‘combo box’ sebelum mengklik ‘Kemaskini’.

 

            “System Administrator”  boleh mengklik ‘Muka Sebelum’ jika ingin kembali ke laman ‘Menu Untuk Sistem’.

 

Rajah 5.25 Laman Untuk Memilih Approver

 

 

 



 

KEBAIKAN SISTEM E-PAY A3

 

1.      Kerja tidak berulang – Kemasukan data berlaku di Jabatan / Kementerian sahaja. 

 

2.      Kurang kos masa, wang dan perjalanan – Laman web boleh di capai di mana – mana komputer yang mempunyai rangkaian (network).

 

3.      Kurang penggunaan kertas – Penggunaan kertas boleh diminimakan kerana semua aktiviti dilakukan di laman web.

 

4.      Kurang ralat dari manusia – Kesilapan akibat kelalaian manusia dapat dielakkan dari berlaku.


MENCETAK LAPORAN RINGKASAN

Cetakan untuk : 4.3.9    Laporan Ringkasan Bulan Ini (Modul Jabatan),dan

 5.3.11    Laporan Ringkasan (Modul Bahagain Kawalan Gaji)

 

Menggunakan Internet Explorer:

  1. Apabila pengguna ingin mencetak laporan, pengguna perlu memasuki laman berkenaan, iaitu sama ada Laman Laporan Ringkasan Bulan Ini bagi Modul Jabatan atau Laporan Ringkasan untuk Modul Bahagian Kawalan Gaji.
  2. Pengguna menghalakan penuding tetikus ke Laporan Ringkasan berikut dan mengklik butang kanan tetikus. Menu akan terpapar dan pengguna boleh memilih menu “Select All” untuk memilih seluruh laporan.

 

Rajah I. Menu Butang Kanan Tetikus – Klik “Select All”

 

  1. Pengguna kemudian akan menghalakan penuding tetikus ke Menu Bar di bahagian atas laman. Menu “File” diklik. Submenu akan terpapar, pengguna perlu memilih “Print Preview” untuk melihat laporan yang akan dicetak.

Rajah II. SubMenu Untuk “File” -  Klik “Print Preview”

 

  1. Pengguna boleh melihat bahawa cetakan akan  memasukkan keseluruhan laman Sistem Borang E-Pay A3 termasuklah menu di sebelah kiri borang. Oleh itu, pengguna perlu mengklik combo box di bahagian atas laman “Print Preview” yang mempunya tiga pilihan iaitu:
    1. “As Laid Out On Screen”  (Seperti yang dipaparkan di dalam skrin)
    2. “Only The Selected Frame”  (Hanya kawasan paparan yang dipilih)
    3. “All Frames Individually”  (Semua kawasan paparan secara berasingan)

Pengguna perlu mengklik “Only The Selected Frame” untuk mendapatkan cetakan Laporan Ringkasan yang sesuai.

Rajah III. Combo Box Untuk Memilih Cetakan Yang Sesuai -  Klik “Only The Selected Frame”

 

 

  1. Di bahagian atas laman “Print Preview” adalah menu – menu  yang boleh digunakan. Tiga menu yang penting adalah:
    1. “Print”  Untuk mencetak Laporan Ringkasan.
    2. “Page Setup” – Memberi peluang kepada pengguna untuk mengubah spesifikasi data cetakan untuk cetakan yang lebih sempurna.
    3. “Close” – Untuk keluar dari laman “Print Preview”.

 

Rajah IV. Paparan Skrin Apabila “Only The Selected Frame” Dipilih

 

 

  1. Di dalam “Page Setup”, pengguna perlu memastikan beberapa spesifikasi data cetakan adalah berdasarkan spesifikasi yang diberikan agar cetakan lebih sempurna. Pengguna perlu memastikan butang “OK” diklik selepas membuat perubahan spesifikasi agar data – data cetakan baru tersebut dapat digunakan.
    1. “Paper Size” (Saiz Kertas) : A4
    2. “Orientation” (Orientasi Kertas) : “Potrait”  (Menegak)
    3. “Margins” (Dalam Inci)

i.                     “Right” (Kanan) : 0.75

ii.                   “Left” (Kiri)    : 0.75

 

Rajah V. “Page Setup”

 

  1. Di dalam “Print”,  terdapat dua menu yang penting, iaitu:

i.                     “Page Range” (Julat Mukasurat)

a.                   “All”  (Semua Mukasurat)

b.                  “Selection” (Mukasurat yang dipilih – pengguna perlu memilih terlebih dahulu mukasurat yang diingini)

c.                   “Current Page”  (Mukasurat yang dilihat pada masa ini)

d.                  “Pages” (Masukkan nombor – nombor muka surat yang ingin dicetak.

ii.                   “Number Of Copies”  (Jumlah Salinan Laporan)

 

Pengguna perlu mengklik butang “Print” apabila hendak mencetak Laporan Ringkasan yang diingini.

 

Rajah V. “Print”

 

 

 

 

 

oooooooOooooooo